5 Cara Menentukan Jumlah Merchandise yang Aman dan Tepat oleh Event Organizer

Menentukan jumlah merchandise sering terlihat seperti hal teknis yang sederhana. Namun, bagi event organizer, ini justru menjadi salah satu keputusan krusial.

Kekurangan merchandise bisa merusak pengalaman peserta acara, sementara kelebihan stok bisa menyebabkan pemborosan budget yang tidak sedikit.

Karena itu, menentukan jumlah yang aman dan tepat”bukan sekadar soal angka, tapi soal strategi. EO harus mempertimbangkan data, skenario lapangan, hingga tujuan dari event itu sendiri.

Cara Menentukan Jumlah Merchandise yang Aman dan Tepat

Agar lebih akurat dan minim risiko, berikut beberapa pendekatan yang bisa kamu gunakan:

1. Pertimbangkan Skala Event

Mulailah dari memahami skala event. Ini menjadi acuan utama dalam menentukan jumlah produksi.

Namun, jangan berhenti di angka ini saja. Pertimbangkan juga kemungkinan no-show atau tambahan peserta di hari H.

Baca juga: 6 Cara Menyesuaikan Merchandise dengan Skala Event oleh Event Organizer

2. Tambahkan Buffer untuk Antisipasi

Selalu siapkan cadangan sekitar 5–15% dari total perkiraan peserta.

Buffer atau cadangan ini penting untuk mengantisipasi:

• Peserta tambahan (walk-in)
• Kerusakan produk
• Kebutuhan panitia atau pembicara

Dengan adanya buffer, kamu bisa menghindari situasi kehabisan merchandise yang cukup krusial.

3. Sesuaikan dengan Jenis Merchandise

Tidak semua merchandise harus diproduksi dalam jumlah yang sama.

Item utama seperti goodie bag atau ID card biasanya harus tersedia untuk semua peserta. Sementara merchandise premium bisa dibatasi untuk kategori tertentu, seperti VIP atau pembicara.

Pendekatan ini membantu mengontrol budget tanpa mengurangi value acara.

4. Pertimbangkan Distribusi di Setiap Tahap Acara

Pikirkan kapan dan bagaimana merchandise akan dibagikan.

Apakah semua diberikan di awal, atau dibagi per sesi? Strategi distribusi ini akan memengaruhi jumlah yang perlu disiapkan di setiap titik.

5. Evaluasi Event Sebelumnya sebagai Referensi

Jika kamu pernah mengadakan event serupa, gunakan data sebelumnya sebagai bahan evaluasi.

Perhatikan:

• Berapa banyak merchandise yang tersisa?
• Apakah ada kekurangan di lapangan?
• Bagaimana respon peserta terhadap produk?

Insight ini akan membantu kamu membuat keputusan yang lebih akurat di event berikutnya.

Lebih Baik Banyak & Murah, atau Sedikit tapi Berkualitas?

Pertanyaan ini sering muncul dalam perencanaan event. Apakah lebih baik menyediakan merchandise dalam jumlah besar dengan biaya rendah, atau memilih produk yang lebih sedikit tapi berkualitas tinggi?

Jawabannya tidak selalu hitam putih. Semuanya tergantung pada tujuan event kamu.

Jika tujuan utamanya adalah menjangkau banyak orang dan meningkatkan awareness, maka merchandise dalam jumlah besar bisa menjadi pilihan. Namun, jika kamu ingin membangun citra brand yang kuat dan profesional, kualitas menjadi faktor yang tidak bisa dikompromikan.

Yang perlu dipahami, merchandise event bukan hanya soal kuantitas, tapi juga persepsi yang dibentuk.

Berikut perbandingannya:

Aspek	Banyak & Murah	Sedikit tapi Berkualitas
Tujuan	Awareness cepat	Branding & reputasi
Kesan	Biasa saja	Lebih premium & profesional
Daya Tahan	Cenderung rendah	Lebih awet & tahan lama
Frekuensi Penggunaan	Jarang digunakan	Lebih sering digunakan
Impact Jangka Panjang	Terbatas	Lebih kuat dan berkelanjutan
Efektivitas Branding	Rendah	Lebih tinggi

Strategi yang paling efektif biasanya adalah kombinasi keduanya, yakni menggunakan merchandise umum untuk distribusi luas, dan merchandise premium untuk momen atau target tertentu.

Baca juga: Dilema Tim Purchasing Merchandise: Kejar Harga atau Jaga Kualitas?

Tentukan Strategi Merchandise yang Lebih Tepat dan Minim Risiko

Menentukan jumlah merchandise custom bukan hanya soal menghindari kekurangan atau kelebihan, tapi juga soal bagaimana kamu mengelola pengalaman peserta dan persepsi brand secara keseluruhan.

Dengan perencanaan yang matang, kamu bisa memastikan setiap produk yang dibagikan benar-benar memberikan value, baik secara fungsi maupun branding.

SUP Creative siap membantu kamu merancang kebutuhan merchandise secara lebih strategis, mulai dari perencanaan jumlah, pemilihan produk, hingga produksi dengan kualitas yang terjaga.

Keunggulan pesan merchandise custom di SUP Creative:

• Konsultasi kebutuhan sesuai jenis event
• Rekomendasi produk yang tepat sasaran
• Kualitas produksi yang konsisten
• Fleksibel menyesuaikan budget
• Proses yang terstruktur dan komunikatif

Yuk, pastikan kebutuhan merchandise event kamu lebih terencana, efisien, dan impactful bersama SUP Creative!