6 Cara Menyesuaikan Merchandise dengan Skala Event oleh Event Organizer

Merchandise sering dianggap hanya sebagai pelengkap dalam sebuah event. Padahal, kalau dipikirkan lebih jauh, barang kecil yang dibagikan kepada peserta ini bisa punya peran besar dalam membentuk kesan terhadap acara dan brand penyelenggara.

Masalahnya, tidak semua event memiliki kebutuhan yang sama. Event dengan puluhan peserta tentu berbeda pendekatannya dibandingkan konferensi dengan ribuan pengunjung. 

Karena itu, event organizer perlu memahami bagaimana cara menyesuaikan merchandise dengan kebutuhan acara.

Apa sih Perbedaan Merchandise Event Menurut Skalanya?

Sebelum memilih jenis merchandise, kamu perlu memahami dulu karakter acara yang sedang disiapkan. Skala event biasanya memengaruhi hampir semua keputusan, mulai dari jumlah produksi, kualitas barang, hingga cara membagikannya kepada peserta.

1. Event Skala Kecil

Merchandise event dengan jumlah peserta terbatas biasanya lebih mudah ditentukan. Contohnya, seperti workshop internal perusahaan, gathering komunitas kecil, atau training khusus.

Karena pesertanya tidak terlalu banyak, merchandise bisa dibuat lebih personal. Beberapa penyelenggara bahkan memilih produk yang lebih premium atau menambahkan elemen personalisasi agar terasa lebih eksklusif.

2. Event Skala Menengah

Event skala menengah seperti seminar, workshop, atau kegiatan komunitas biasanya melibatkan ratusan peserta. Pada skala ini, penyelenggara perlu mulai mempertimbangkan keseimbangan antara kualitas produk dan efisiensi biaya.

Merchandise event yang dipilih tetap harus fungsional dan menarik, tetapi juga realistis untuk diproduksi dalam jumlah yang cukup besar. 

Banyak event organizer memilih produk seperti notebook, totebag, atau tumbler karena masih terjangkau tapi tetap berguna untuk event skala ini.

3. Event Skala Besar

Beberapa event, seperti konferensi, festival, atau pameran biasanya menghadirkan ribuan peserta. Dalam event sebesar ini, perencanaan merchandise tidak hanya soal memilih produk yang menarik, tetapi juga mempertimbangkan aspek logistik.

Merchandise yang terlalu besar atau berat bisa menyulitkan distribusi. Selain itu, biaya produksi juga harus dihitung dengan sangat cermat agar tetap sesuai anggaran event.

Karena itu, produk merchandise event yang ringan, praktis, dan mudah diproduksi massal sering menjadi pilihan utama untuk event skala besar.

Cara Menyesuaikan Merchandise dengan Skala Event

Agar merchandise benar-benar memberikan dampak positif bagi acara, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu pertimbangkan sejak tahap perencanaan.

1. Mulai dari Tujuan Event

Sebelum menentukan produk, coba tanyakan dulu pada diri sendiri, sebenarnya merchandise ini ingin digunakan untuk apa?

Apakah tujuannya untuk meningkatkan brand awareness, memberi kenang-kenangan bagi peserta, atau menjadi bagian dari seminar kit?

Jawaban dari pertanyaan ini akan membantu kamu menentukan jenis merchandise yang paling relevan untuk acara tersebut.

2. Perhitungkan Jumlah Peserta

Jumlah peserta selalu menjadi faktor penting dalam memilih merchandise. Untuk event kecil, kamu mungkin bisa memilih produk dengan kualitas lebih tinggi karena jumlahnya terbatas.

Namun, ketika jumlah peserta mencapai ratusan atau bahkan ribuan orang, kamu perlu mempertimbangkan produk yang tetap bermanfaat tetapi masih efisien untuk diproduksi secara massal.

Kuncinya adalah menemukan titik tengah antara kualitas, fungsi, dan anggaran.

3. Pilih Produk yang Benar-Benar Digunakan

Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam cara menyesuaikan merchandise adalah terlalu memilih barang yang terlihat unik, tetapi jarang digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

Padahal, produk yang sederhana sering kali justru lebih efektif. Notebook, pulpen, tumbler, atau totebag misalnya, adalah barang yang sering digunakan banyak orang.

Semakin sering merchandise event digunakan, semakin sering pula brand kamu terlihat oleh orang lain.

Baca juga: Tak Hanya Disimpan di Laci, Ini 9 Produk Merchandise yang Paling Sering Dipakai

4. Pikirkan Kemudahan Distribusi di Lokasi Event

Saat event berlangsung, proses distribusi merchandise harus berjalan lancar. Jika pesan merchandise event yang terlalu besar, berat, atau sulit dikemas, proses pembagian bisa menjadi lebih rumit.

Apalagi jika jumlah peserta sangat banyak. Karena itu, memilih produk yang praktis dan mudah dibawa pulang oleh peserta bisa sangat membantu menghindari masalah logistik saat acara berlangsung.

5. Sesuaikan dengan Karakter Audiens

Tidak semua audiens memiliki kebutuhan yang sama.  Memahami siapa peserta event kamu akan membantu menentukan produk yang benar-benar relevan bagi mereka.

Ketika merchandise terasa sesuai dengan kebutuhan peserta, kemungkinan besar barang tersebut akan benar-benar digunakan.

6. Libatkan Vendor yang Berpengalaman

Cara menyesuaikan merchandise event yang terakhir adalah memilih yang tepat. Vendor yang berpengalaman biasanya sudah memahami kebutuhan berbagai jenis event. 

Mereka juga dapat memberikan saran mengenai produk yang cocok, estimasi produksi, hingga cara pengemasan yang lebih efisien.

Baca juga: Bukan Cuma Soal Harga, Ini 6 Cara Cerdas Memilih Vendor Merchandise oleh Tim Purchasing

Pesan Merchandise Event Lebih Mudah Bersama SUP Creative

Pada akhirnya, cara menyesuaikan merchandise untuk event tidak selalu mudah. Apalagi, jika harus menyesuaikan dengan skala acara, jumlah peserta, dan kebutuhan branding sekaligus.

SUP Creative hadir sebagai partner terpercaya yang membantu event organizer mendapatkan solusi merchandise yang tepat untuk berbagai jenis event.

Diskusikan dan pesan merchandise event bersama tim SUP Creative untuk mendapat penawaran terbaik, yuk!