6 Cara HRD Pilih Merchandise Onboarding Karyawan Baru Tanpa Bergantung pada Vendor atau Stok

Dalam proses onboarding, tidak sedikit HRD yang pernah mengalami kendala tentang ketidaksiapan merchandise onboarding karyawan baru. Ada yang terkendala stok kosong, proses produksi mundur, desain belum disetujui, hingga vendor yang membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan.

Masalah seperti ini sebenarnya cukup umum, terutama pada perusahaan yang merekrut karyawan secara bertahap sepanjang tahun. Berbeda dengan merchandise event yang jumlah pesertanya sudah pasti, kebutuhan onboarding jauh lebih dinamis. Bulan ini mungkin hanya ada dua karyawan baru, sementara bulan berikutnya bisa mencapai puluhan orang.

Karena itu, strategi pengadaan merchandise onboarding sebaiknya tidak hanya bergantung pada ketersediaan stok atau satu vendor tertentu. Ketahui strategi dalam membangun sistem pengadaan yang fleksibel berikut ini agar welcome kit karyawan tetap dapat disiapkan kapan pun dibutuhkan.

Tantangan Pengadaan Merchandise Onboarding Karyawan

Pengadaan merchandise karyawan baru memiliki karakteristik yang berbeda dibanding merchandise untuk seminar atau event. Beberapa tantangan yang paling sering dihadapi HRD antara lain:

• jumlah karyawan baru berubah setiap bulan
• stok merchandise tertentu sering kosong
• waktu produksi tidak selalu sesuai kebutuhan onboarding
• perubahan desain atau identitas perusahaan
• proses approval yang memakan waktu
• keterbatasan vendor dalam memenuhi pesanan mendadak

Kondisi semacam ini dapat membuat HRD perlu memutar otak agar pengalaman hari pertama karyawan tetap maksimal.

Strategi Pengadaan Merchandise Onboarding Karyawan Baru Tanpa Bergantung pada Vendor atau Stok

Agar proses onboarding berjalan lebih lancar, berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan.

1. Standarisasi Isi Welcome Kit

Hindari mengganti isi merchandise setiap kali ada karyawan baru agar proses pengadaan menjadi lebih mudah diprediksi dan tidak perlu dimulai dari nol setiap kali melakukan perekrutan.

Coba tentukan satu paket onboarding yang menjadi standar perusahaan, misalnya terdiri dari:

• notebook
• pulpen
• tumbler
• lanyard
• kartu ucapan
• goodie bag

2. Siapkan Aset Desain dalam Format Master

Simpan seluruh aset branding perusahaan dalam format vektor seperti AI, EPS, atau PDF.

Dengan memiliki file master yang siap produksi, perusahaan tidak perlu membuat ulang desain setiap kali melakukan pemesanan. Vendor juga dapat langsung memproses mockup sehingga waktu produksi menjadi lebih singkat.

3. Bangun Safety Stock untuk Item yang Paling Sering Digunakan

Tidak semua merchandise harus dipesan ketika ada karyawan baru. Untuk produk yang selalu digunakan, perusahaan dapat menyiapkan stok cadangan dalam jumlah tertentu.

Safety stock membantu mengurangi risiko onboarding tertunda akibat barang kosong atau proses produksi yang terlalu mendesak.

4. Pilih Vendor yang Memiliki Produk Siap Produksi

Alih-alih mencari vendor baru setiap kali membutuhkan merchandise, pilih partner yang menyediakan jasa pembuatan merchandise kantor yang memiliki katalog produk lengkap dan kapasitas produksi yang stabil.

Dengan begitu, ketika jumlah onboarding meningkat secara tiba-tiba, perusahaan tetap memiliki banyak pilihan produk tanpa harus mengulang proses seleksi vendor dari awal.

5. Kombinasikan Merchandise Fisik dengan Aset Digital

Tidak semua kebutuhan onboarding kit karyawan harus berbentuk barang fisik. HRD bisa mengombinasikannya dengan aset digital demi membuat proses onboarding lebih cepat sekaligus mengurangi ketergantungan pada proses produksi fisik.

Beberapa elemen yang dapat diberikan dalam bentuk digital misalnya:

• employee handbook
• template dokumen
• virtual background
• software guideline
• video onboarding

6. Bangun Kerja Sama Jangka Panjang dengan Vendor

Daripada berpindah-pindah vendor setiap kali melakukan pengadaan, lebih baik membangun kerja sama jangka panjang dengan vendor yang memahami standar perusahaan.

Vendor yang sudah mengenal spesifikasi produk, identitas visual, dan kebutuhan perusahaan biasanya dapat memberikan proses produksi yang lebih cepat, hasil yang lebih konsisten, serta solusi ketika terjadi perubahan jumlah pesanan.

Metode Mana yang Paling Cocok untuk Perusahaan?

Tidak ada satu strategi yang paling tepat untuk semua perusahaan. Kebutuhan merchandise karyawan baru setiap perusahaan akan berbeda, tergantung pola rekrutmen, anggaran, hingga sistem kerja yang diterapkan.

Sebelum menentukan strategi pengadaan merchandise onboarding, coba jawab beberapa pertanyaan berikut:

• Berapa rata-rata jumlah karyawan baru yang bergabung setiap bulan? Semakin tinggi jumlah onboarding, semakin penting memiliki sistem pengadaan yang terstandarisasi.
• Berapa anggaran yang dialokasikan untuk setiap welcome kit? Budget akan menentukan pilihan produk, material, serta tingkat personalisasi yang dapat diberikan.
• Apakah perusahaan lebih membutuhkan merchandise fisik, aset digital, atau kombinasi keduanya? Pendekatan hybrid sering menjadi pilihan paling efisien.
• Merchandise apa yang paling sering digunakan oleh karyawan? Prioritaskan produk dengan nilai guna tinggi agar investasi perusahaan benar-benar memberikan manfaat.
• Apakah mayoritas karyawan bekerja secara WFO, remote, atau hybrid? Sistem kerja akan memengaruhi jenis merchandise, packaging, hingga metode distribusinya.

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, HRD dapat menyusun strategi pengadaan welcome kit karyawan yang lebih efisien, fleksibel, dan tetap mampu memberikan kesan pertama yang positif bagi setiap karyawan baru.

Siapkan Welcome Kit Karyawan Lebih Mudah Bersama SUP Creative

Strategi pengelolaan merchandise onboarding karyawan tidak harus selalu diwarnai kekhawatiran soal stok atau proses produksi yang panjang. SUP Creative siap membantu perusahaan menyediakan merchandise onboarding yang konsisten, berkualitas, dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan rekrutmen.

Mengapa SUP Creative?

• Paket onboarding kit siap dikustomisasi sesuai identitas perusahaan
• Mockup desain sebelum produksi untuk memastikan hasil sesuai ekspektasi
• Pilihan merchandise lengkap, ada pilihan ready stock
• Fleksibel untuk kebutuhan onboarding rutin maupun dalam jumlah besar
• Garansi penggantian apabila terdapat produk yang tidak sesuai spesifikasi atau mengalami cacat produksi

Yuk, segera konsultasikan kebutuhan merchandise onboarding karyawan baru perusahaanmu bersama tim SUP Creative. Temukan solusi welcome kit yang sesuai dengan budaya perusahaan, kebutuhan karyawan, dan anggaran yang telah disiapkan!