7 Checklist Pembelian Merchandise Internal: Hal Wajib Sebelum Melakukan Pemesanan

Pembelian merchandise kantor sering terlihat sederhana. Padahal, proses di baliknya cukup kompleks. Banyak hal yang perlu dipikirkan matang agar merchandise yang dibeli benar-benar digunakan dan memberi nilai bagi perusahaan. Mulai dari penentuan kebutuhan, penyesuaian anggaran, hingga pemilihan vendor.

Di sinilah pentingnya membuat checklist pembelian merchandise internal. Tanpa mempersiapkan hal yang satu ini dengan jelas, pembelian merchandise berisiko tidak tepat sasaran. 

Barang bisa saja datang tepat waktu, tetapi tidak relevan dengan aktivitas kerja atau kurang sesuai dengan ekspektasi pengguna. Karena itu, sebelum mengajukan pembelian merchandise kantor ke vendor, perhatikan beberapa checklist internal berikut ini!

1. Tentukan Tujuan Pembelian Merchandise

Langkah pertama yang perlu dimasukkan ke dalam checklist pembelian merchandise adalah menentukan tujuan dari pembelian merchandise tersebut. 

Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab secara internal antara lain:

• Apakah merchandise ini ditujukan untuk event, onboarding, atau kebutuhan promosi?
• Apakah merchandise bertujuan memperkuat branding atau sekadar pelengkap acara?

Tujuan yang jelas akan mempermudah proses selanjutnya, mulai dari pemilihan jenis produk hingga desain yang digunakan.

2. Kenali Aktivitas Harian Pengguna Merchandise

Merchandise yang efektif adalah merchandise yang relevan dengan aktivitas harian penggunanya. Karena itu, penting untuk memahami bagaimana rutinitas kerja target pengguna sebelum menentukan jenis merchandise kantor.

Dengan memahami kebiasaan kerja ini, perusahaan dapat menghindari pembelian barang yang akhirnya jarang digunakan dan hanya menjadi barang simpanan saja.

3. Tentukan Anggaran yang Realistis Sejak Awal

Anggaran sering menjadi tantangan utama dalam pengadaan merchandise perusahaan. Tanpa batasan yang jelas, proses pengadaan bisa berlarut-larut atau berakhir dengan kompromi kualitas.

Dalam tahap ini, perusahaan perlu menentukan:

• Total anggaran yang tersedia
• Estimasi harga per unit merchandise
• Jumlah minimum dan maksimum yang memungkinkan

Dengan anggaran yang transparan sejak awal, komunikasi dengan vendor akan lebih efisien dan solusi yang ditawarkan bisa lebih tepat sasaran.

Baca juga: 5 Tips Negosiasi Harga Merchandise Bulk Order untuk Tim Procurement

4. Tentukan Jumlah dan Waktu Kebutuhan Merchandise

Selain anggaran, jumlah dan waktu juga menjadi faktor krusial dalam pemilihan merchandise kantor custom. Kesalahan dalam perhitungan jumlah bisa berujung pada kelebihan stok atau kekurangan barang saat dibutuhkan.

Pastikan tim internal sudah menyepakati beberapa hal berikut:

• Jumlah merchandise yang dibutuhkan
• Deadline pembagian merchandise
• Waktu ideal untuk produksi dan pengiriman

Perencanaan waktu yang matang akan membantu menghindari pembelian mendadak yang sering kali berdampak pada biaya dan kualitas.

5. Siapkan Konsep dan Identitas Brand

Merchandise kantor adalah representasi visual dari brand perusahaan. Karena itu, konsep desain dan identitas brand perlu disiapkan sebelum menghubungi vendor.

Beberapa hal yang sebaiknya sudah ditentukan sejak awal adalah:

• Logo dan panduan penggunaannya
• Warna brand utama
• Gaya desain yang ingin ditampilkan (misal: formal, kasual, premium, dll.)

Dengan konsep yang jelas, proses pembuatan mock-up akan lebih cepat dan hasilnya pun lebih sesuai dengan ekspektasi perusahaan.

6. Tentukan Standar Kualitas yang Diinginkan

Setiap perusahaan memiliki standar kualitas yang berbeda. Ada yang lebih fokus pada harga, ada pula yang mengutamakan daya tahan dan tampilan premium.

Sebelum mengajukan pembelian, pastikan tim internal sudah menyepakati standar kualitas, seperti:

• Jenis bahan yang diinginkan
• Ketahanan produk untuk penggunaan harian
• Kesan visual yang ingin ditampilkan

Standar ini akan membantu vendor memberikan rekomendasi produk yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Lanyard Tissue vs Polyester: Mana yang Lebih Nyaman Dipakai Seharian?

7. Siapkan Tim Penanggung Jawab Internal

Checklist pembelian merchandise yang terakhir adalah persiapan tim penanggung jawab internal. Hal ini penting karena tanpa penanggung jawab yang jelas, proses komunikasi bisa terhambat dan keputusan menjadi tidak konsisten.

PIC internal berperan sebagai penghubung antara perusahaan dan vendor, memastikan semua kebutuhan tersampaikan dengan baik dan proses berjalan sesuai rencana.

Checklist Internal Sebelum Mengajukan Pembelian Merchandise

Sebagai rangkuman, berikut poin-poin penting yang perlu dipastikan sebelum mengajukan pembelian merchandise kantor:

• Tujuan pembelian merchandise sudah jelas
• Aktivitas harian pengguna sudah dipahami
• Anggaran sudah ditentukan dan disepakati
• Jumlah dan timeline kebutuhan sudah pasti
• Konsep desain dan identitas brand sudah siap
• Standar kualitas sudah ditentukan
• PIC internal sudah ditunjuk

Checklist ini membantu proses pengadaan merchandise menjadi lebih terstruktur, efisien, dan minim revisi.

Lakukan Pembelian Merchandise Kantor di Vendor Terpercaya!

Jika semua checklist internal sudah siap, langkah selanjutnya adalah memilih vendor yang tepat untuk mengeksekusinya.

SUP Creative siap membantu perusahaan dalam proses pengadaan merchandise kantor custom, mulai dari diskusi kebutuhan, penyesuaian anggaran, hingga rekomendasi produk yang relevan dengan aktivitas kerja.

Hubungi tim B2B Sales SUP Creative melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan pembelian merchandise kantor kamu dan temukan solusi yang efisien tanpa mengorbankan kualitas.