Cara Approval Budget Merchandise HRD ke Finance: Template dan Argumen yang Berhasil

Proses pengajuan atau approval budget merchandise HRD ke Finance pada dasarnya bukan hanya soal apakah merchandise tersebut bagus atau menarik. Tantangan sebenarnya adalah bagaimana HRD membuktikan bahwa pengeluaran tersebut memang diperlukan, terukur, dan sesuai dengan anggaran perusahaan.

Finance perlu melihat angka yang jelas, termasuk berapa jumlah penerima, berapa biaya per orang, apa kebutuhannya, dan bagaimana perusahaan memastikan dana tersebut digunakan secara efisien.

Karena itu, jangan hanya mengajukan dengan kalimat seperti “HR membutuhkan merchandise untuk meningkatkan employee engagement.” Argumen tersebut terlalu umum dan sulit menjadi dasar persetujuan anggaran.

Artikel ini akan membahas strategi budgeting merchandise oleh HRD, bagaimana merencanakan dan mempersiapkannya, dan contoh template yang dapat kamu jadikan acuan menyusun anggaran merchandise perusahaan ke depannya.

Apa Itu HR Budgeting?

HR budgeting adalah proses menyusun rencana keuangan untuk berbagai kebutuhan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia dalam periode tertentu, umumnya satu tahun fiskal.

Dalam praktiknya, penyusunan anggaran HR dapat mempertimbangkan:

• Pengeluaran HR pada periode sebelumnya
• Kebutuhan perusahaan pada tahun berjalan
• Perubahan jumlah karyawan
• Program pengembangan dan engagement karyawan
• Rencana ekspansi atau perubahan organisasi

Pendekatan yang Bisa Digunakan dalam HR Budgeting

Pendekatan	Cara Kerja	Kapan Cocok Digunakan?
Incremental Budgeting	Menggunakan anggaran sebelumnya sebagai dasar, kemudian disesuaikan	Ketika kebutuhan relatif stabil
Zero-Based Budgeting	Setiap kebutuhan dihitung kembali dari awal berdasarkan kebutuhan aktual	Ketika perusahaan ingin mengevaluasi setiap pengeluaran secara ketat
Flexible Budgeting	Anggaran disesuaikan dengan perubahan kondisi selama periode berjalan	Ketika jumlah kebutuhan dapat berubah, misalnya mengikuti jumlah karyawan

Untuk pengadaan merchandise, memilih satu dari beberapa pendekatan tersebut dapat membantu HR menentukan apakah budget tahun sebelumnya masih relevan atau perlu dihitung ulang berdasarkan jumlah penerima dan program yang akan dijalankan.

Template Pengajuan Budget Merchandise HRD ke Finance

Daripada mengirim permintaan budget hanya berupa daftar produk dan harga, buat pengajuan dalam format yang memungkinkan Finance memahami kebutuhan dan dasar perhitungannya dengan cepat.

1. Tujuan Program

Jelaskan terlebih dahulu merchandise tersebut akan digunakan untuk apa.

Contoh:

Program: Employee Welcome Kit 2026
Tujuan: Memberikan perlengkapan dasar kepada karyawan baru sebagai bagian dari proses onboarding dan pengenalan identitas perusahaan.

Tujuan yang spesifik akan lebih mudah dievaluasi dibanding sekadar menuliskan “pengadaan merchandise karyawan”.

2. Rincian Kebutuhan

Tampilkan produk, jumlah, estimasi harga, dan total biaya. Contohnya:

Item	Quantity	Estimasi/Unit	Total
Tumbler custom	100 pcs	Rp75.000	Rp7.500.000
Notebook hardcover	100 pcs	Rp50.000	Rp5.000.000
Lanyard custom	100 pcs	Rp15.000	Rp1.500.000
Total	300 pcs		Rp14.000.000

Dengan format ini, Finance dapat langsung melihat total kebutuhan dan cost per recipient.

3. Tampilkan Perbandingan Vendor

Jika memungkinkan, jangan hanya membawa satu penawaran anggaran merchandise perusahaan. Berikan pembanding agar Finance dapat melihat bahwa HR sudah melakukan proses seleksi.

Dalam membandingkannya, harga bukan satu-satunya parameter. Kualitas, waktu produksi, garansi, dan kemampuan memenuhi spesifikasi juga perlu dipertimbangkan. Contohnya:

Vendor	Estimasi Total	Lead Time	Keterangan
Vendor A	Rp14.000.000	10 hari	Harga paling kompetitif
Vendor B	Rp15.500.000	8 hari	Lead time lebih cepat
Vendor C	Rp16.000.000	14 hari	Pilihan material premium

4. Jelaskan Dampak dan Manfaat

Bagian ini menjawab pertanyaan Finance: “Perusahaan mendapatkan apa dari pengeluaran ini?”

Sesuaikan manfaat dengan tujuan program. Misalnya:

• Mendukung pengalaman onboarding karyawan baru
• Memperkenalkan identitas dan budaya perusahaan sejak hari pertama
• Memberikan perlengkapan yang memang digunakan dalam aktivitas kerja
• Meningkatkan loyalitas dan produktivitas karyawan dalam jangka panjang

Argumen Apa yang Lebih Mudah Diterima Finance?

Finance notabene memang tidak selalu menolak merchandise. Pada dasarnya, mereka hanya membutuhkan argumen yang cukup untuk memastikan budget merchandise HRD tersebut reasonable, terkontrol, dan sesuai kebutuhan.

Karena itu, gunakan argumen yang berbasis angka dan kebutuhan.

1. Jangan Jual “Merchandise”, Jual Kebutuhannya

Daripada mengatakan “Kami ingin membuat welcome kit agar karyawan merasa lebih dihargai.”

Coba jelaskan secara lebih rinci, “Program ini membutuhkan 100 paket merchandise onboarding karyawan baru yang akan bergabung sepanjang periode onboarding. Budget yang diajukan sebesar Rp140.000 per karyawan.”

Merchandise menjadi bagian dari kebutuhan program, bukan sekadar barang promosi.

2. Tunjukkan Cost per Head

Finance akan lebih mudah mengevaluasi budget merchandise HRD jika angka total dipecah berdasarkan jumlah penerima.

Misalnya:

Total budget: Rp20.000.000
Jumlah penerima: 200 karyawan
Cost per head: Rp100.000

Angka tersebut kemudian dapat dibandingkan dengan budget program HR lainnya untuk melihat kewajarannya.

3. Manfaatkan Volume untuk Menekan Harga

Jika kebutuhan merchandise memang cukup besar, jelaskan dampak pembelian dalam jumlah banyak terhadap penghematan anggaran.

Contohnya, pemesanan 500 unit menghasilkan harga Rp45.000/unit, sedangkan pemesanan 200 unit mencapai Rp55.000/unit. Dengan kebutuhan tahunan yang sudah dapat diproyeksikan, pembelian dalam volume lebih besar dapat menekan biaya satuan.

Dengan begitu, bulk order bukan sekadar membeli lebih banyak, tetapi menjadi strategi efisiensi procurement.

4. Siapkan Beberapa Opsi Budgeting

Jangan memberikan satu pilihan kepada Finance. HR bisa menyiapkan beberapa alternatif budget, misalnya:

Opsi	Budget/Head	Isi	Cocok untuk
Basic	Rp100.000	Notebook + pen + lanyard	Distribusi massal
Standard	Rp175.000	Tumbler + notebook + pen	Welcome kit reguler
Premium	Rp300.000	Tumbler premium + notebook + pouch	Level tertentu/VIP

Model seperti ini membuat diskusi lebih objektif. Jika anggaran merchandise perusahaan di awal terlalu tinggi, HR masih dapat berdiskusi mengenai opsi yang paling sesuai, bukan memulai pengajuan dari nol lagi.

Siap Ajukan Approval Budget Merchandise HRD Perusahaan yang Lebih Terukur!

Pengajuan budget merchandise akan lebih mudah dibahas ketika HRD sudah memiliki spesifikasi yang jelas, estimasi biaya yang transparan, dan pilihan produk yang sesuai kebutuhan.

SUP Creative menyediakan jasa pembuatan merchandise kantor yang dapat membantu HR maupun tim purchasing mulai dari konsultasi produk, penyesuaian spesifikasi dan budget, pembuatan mockup, hingga produksi merchandise custom.

Yuk, konsultasikan kebutuhan merchandise perusahaan kamu bersama SUP Creative dan siapkan pilihan produk yang lebih mudah dipresentasikan ke Finance!