Merchandise Event Hybrid: Bagaimana Cara Pastikan Peserta Online Tetap Merasakan Keistimewaan?

Beberapa tahun terakhir, konsep event hybrid semakin banyak dipilih oleh perusahaan, institusi pendidikan, hingga penyelenggara seminar. Format ini memungkinkan acara menjangkau audiens yang lebih luas karena peserta dapat mengikuti kegiatan baik secara langsung maupun secara virtual.

Masalahnya, peserta yang hadir secara offline biasanya memperoleh pengalaman yang lebih lengkap, mulai dari registrasi, suasana venue, networking, konsumsi, hingga merchandise eksklusif. Sementara itu, peserta online cenderungi hanya mendapatkan akses tautan meeting dan materi presentasi.

Keberadaan merchandise event hybrid akan menjadi jembatan yang membuat peserta online tetap merasakan antusiasme dan eksklusivitas yang sama. Hal ini akan meminimalisir bahkan meniadakan kesan peserta virtual kurang dilibatkan, bahkan menganggap dirinya hanya sebagai “penonton” dibanding bagian dari acara.

Apa Itu Event Hybrid?

Event hybrid adalah konsep penyelenggaraan acara yang menggabungkan pertemuan tatap muka (offline) dengan partisipasi virtual (online) dalam satu rangkaian kegiatan.

Sebagian peserta hadir langsung di lokasi acara, sementara peserta lainnya mengikuti melalui platform digital seperti Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, atau platform event hybrid lainnya.

Model penyelenggaraan ini memberikan berbagai keuntungan, antara lain:

• menjangkau peserta dari berbagai kota bahkan negara
• mengurangi biaya perjalanan dan akomodasi
• meningkatkan jumlah peserta yang dapat mengikuti acara
• memberikan fleksibilitas dalam memilih cara berpartisipasi

Karena itulah, event hybrid kini banyak dipilih oleh penyelenggara seminar nasional, konferensi, pelatihan perusahaan, peluncuran produk, hingga employee gathering.

Namun, semakin besar jangkauan peserta, semakin penting pula memastikan bahwa setiap orang memperoleh pengalaman yang setara, termasuk mereka yang mengikuti acara secara virtual.

Kenapa Peserta Online Sering Merasa Kurang Diperhatikan?

Bayangkan dua orang mengikuti seminar yang sama. Peserta pertama datang langsung ke venue. Ia disambut oleh panitia, menerima goodie bag untuk event kantor, memakai lanyard, menikmati coffee break, hingga membawa pulang merchandise sebagai kenang-kenangan.

Di sisi lain, peserta kedua hanya membuka laptop di rumah. Setelah registrasi online selesai, ia mengikuti presentasi selama beberapa jam lalu menutup aplikasi meeting ketika acara berakhir.

Materi yang diterima mungkin sama, tetapi pengalaman yang dirasakan sangat berbeda.

Beberapa penyebab peserta online merasa kurang diperhatikan antara lain:

• Tidak mendapatkan pengalaman fisik dari sebuah event
• Interaksi dengan penyelenggara jauh lebih terbatas
• Tidak memiliki momen yang dapat dikenang setelah acara selesai
• Rasa eksklusivitas menjadi berkurang

Jika kondisi ini terus terjadi, engagement peserta virtual cenderung menurun pada event-event berikutnya.

Strategi Merchandise Event Hybrid untuk Peserta Online

Dalam event hybrid, merchandise peserta online dapat menjadi media untuk menghadirkan pengalaman yang lebih personal bagi peserta virtual.

1. Kirim Merchandise Sebelum Hari Acara

Apabila memungkinkan, kirim merchandise beberapa hari sebelum event dimulai.

Dengan begitu, peserta dapat membuka paket, menggunakan isi seminar kit selama acara berlangsung, bahkan mengunggah momen unboxing di media sosial. Cara ini mampu membangun antusiasme bahkan sebelum sesi pertama dimulai.

2. Pilih Merchandise yang Digunakan Selama Event

Alih-alih memberikan souvenir yang hanya disimpan, pilih produk yang langsung digunakan saat mengikuti acara.

Beberapa contohnya:

• notebook custom 
• pulpen
• tumbler
• mug
• mouse pad

Saat peserta menggunakan merchandise selama webinar berlangsung, mereka akan merasa lebih terlibat dengan jalannya acara.

3. Buat Packaging yang Memberikan Pengalaman Unboxing

Bagi peserta online, momen membuka paket merupakan pengganti pengalaman registrasi di venue. Pengalaman unboxing yang menarik dapat meningkatkan kesan profesional sekaligus membuat peserta merasa lebih dihargai.

Karena itu, jangan hanya mengirim produk dalam kardus biasa.  Tambahkan sentuhan seperti:

• hardbox custom
• kartu ucapan personal
• stiker event
• booklet acara
• name tag peserta

4. Personalisasi Merchandise

Sentuhan personal pada merchandise peserta online akan mampu memberikan dampak yang jauh lebih besar dibanding hadiah yang mahal.

Misalnya, penyelenggara bisa menambahkan:

• nama peserta pada notebook
• kartu ucapan yang ditandatangani panitia
• pesan terima kasih
• sertifikat fisik dengan nama penerima

Personalisasi sederhana seperti ini membantu membangun kedekatan emosional antara penyelenggara dan peserta.

5. Sesuaikan Isi Merchandise dengan Tema Acara

Merchandise event hybrid akan terasa lebih bermakna apabila relevan dengan aktivitas peserta.

Sebagai contoh:

• seminar bisnis dapat menggunakan notebook premium dan pulpen metal
• pelatihan karyawan dapat dilengkapi tumbler dan pouch kerja
• webinar kesehatan dapat memberikan botol minum atau handuk olahraga
• event kreatif dapat menggunakan tote bag, pin, dan stiker ilustratif

6. Siapkan Distribusi yang Terencana

Pengalaman peserta event hybrid tidak hanya ditentukan oleh isi merchandise, tetapi juga proses pengirimannya. Untuk itu, pastikan data alamat telah diverifikasi sejak registrasi, gunakan kemasan yang aman, dan informasikan nomor resi kepada peserta. 

Merchandise event online yang datang tepat waktu akan memberikan kesan profesional sekaligus meningkatkan kepercayaan terhadap penyelenggara acara.

Jadikan Pengalaman Event Hybrid Lebih Berkesan Bersama SUP Creative!

Strategi pengadaan merchandise event hybrid membutuhkan lebih dari sekadar memilih produk yang menarik. Seluruh tahapannya, mulai dari  pemilihan item, personalisasi, packaging, hingga proses distribusi ke berbagai daerah perlu dipersiapkan dengan baik agar setiap peserta, baik offline maupun online, mendapatkan pengalaman yang sama istimewanya.

SUP Creative siap membantu kebutuhan hybrid event merchandise melalui layanan konsultasi produk, desain custom, mockup sebelum produksi, hingga pilihan packaging premium yang dapat disesuaikan dengan konsep acara Anda.

Keunggulan SUP Creative:

• Merchandise custom sesuai kebutuhan event
• Pilihan produk lengkap, termasuk corporate gift set eksklusif
• Mockup desain sebelum produksi
• Sampel produk untuk memastikan kualitas
• Packaging premium yang dapat dicustom
• Garansi produk apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian spesifikasi
• Dukungan pengiriman merchandise ke berbagai kota di Indonesia

Yuk, segera hubungi dan konsultasikan kebutuhan merchandise event hybrid kamu bersama tim SUP Creative. Wujudkan pengalaman acara yang berkesan, baik untuk peserta yang hadir langsung maupun yang mengikuti secara online!