5 Kesalahan Procurement Brief antara User & Tim Purchasing

Dalam proses pengadaan merchandise, banyak orang mengira tantangan terbesarnya ada di vendor. Padahal, masalah justru sering muncul jauh sebelum itu. Tepatnya saat penyusunan procurement brief antara user dan tim purchasing.

Kesalahan procurement brief, misalnya yang kurang jelas, terlalu umum, atau berubah di tengah jalan bisa membuat proses pengadaan jadi lebih lama, membingungkan vendor, bahkan berujung pada hasil yang tidak sesuai ekspektasi.

Padahal, procurement brief seharusnya menjadi fondasi utama agar semua pihak punya pemahaman yang sama sejak awal.

Supaya proses pengadaan berjalan lebih lancar, penting untuk memahami dulu apa itu procurement brief dan komponen penting di dalamnya.

Apa Itu Procurement Brief?

Procurement brief adalah dokumen atau panduan awal yang berisi kebutuhan pengadaan dari user kepada tim purchasing.

Dokumen ini berfungsi sebagai “jembatan” antara kebutuhan internal perusahaan dengan proses eksekusi yang akan dilakukan oleh tim purchasing dan vendor.

Dengan brief yang jelas, semua pihak, mulai dari user, purchasing, hingga vendor, bisa bekerja dengan arah yang sama tanpa banyak asumsi.

Komponen Utama dalam Procurement Brief

Agar tidak menimbulkan kesalahpahaman, procurement brief idealnya memuat beberapa komponen penting berikut ini:

1. Tujuan Proyek

Menjelaskan latar belakang kebutuhan dan target yang ingin dicapai dari pengadaan tersebut.

2. Spesifikasi Teknis

Berisi detail produk atau jasa yang dibutuhkan, termasuk kualitas, ukuran, material, hingga jumlah.

3. Jadwal (Timeline)

Mencakup tenggat waktu penawaran, proses produksi, hingga pengiriman.

4. Anggaran

Menentukan batas biaya atau estimasi nilai proyek agar proses pengadaan tetap sesuai budget.

5. Kriteria Evaluasi

Menjadi dasar bagi tim purchasing dalam memilih vendor merchandise custom, baik dari sisi harga, kualitas, maupun portofolio & pengalaman.

Baca juga: Bukan Cuma Soal Harga, Ini 6 Cara Cerdas Memilih Vendor Merchandise oleh Tim Purchasing

Kesalahan Procurement Brief antara User & Tim Purchasing

Dalam praktiknya, masih banyak kesalahan procurement brief yang sering terjadi saat penyusunannya. Hal-hal ini terlihat sepele, tapi bisa berdampak besar pada hasil akhir.

1. Brief Terlalu Umum dan Tidak Spesifik

Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah brief yang terlalu “general”, misalnya hanya menulis “butuh merchandise untuk event” tanpa detail lebih lanjut.

Akibatnya, purchasing harus menebak kebutuhan, vendor memberikan penawaran yang berbeda-beda, bahkan hasil akhir tidak sesuai ekspektasi.

Semakin spesifik brief yang dibuat, semakin kecil risiko miskomunikasi.

2. Tidak Menjelaskan Tujuan Pengadaan

Banyak brief yang dibuat langsung fokus ke produk tanpa menjelaskan konteks penggunaannya.

Padahal, tujuan pengadaan sangat memengaruhi keputusan, seperti:

• apakah untuk event besar atau klien VIP
• apakah untuk branding jangka panjang atau sekali pakai

Tanpa konteks yang jelas seperti ini, purchasing akan kesulitan menentukan rekomendasi yang tepat.

3. Timeline Tidak Realistis

Timeline yang realistis akan membantu semua pihak bekerja lebih optimal. Sayangnya, user sering kali memberikan deadline yang terlalu mepet tanpa mempertimbangkan proses produksi.

Hal ini bisa menyebabkan vendor terburu-buru, kualitas produk menurun, hingga biaya produksi jadi lebih tinggi karena keterlambatan proses pemesanan.

4. Anggaran Tidak Jelas atau Tidak Disebutkan

Beberapa user sengaja tidak menyebutkan budget dalam brief pengadaan merchandise dengan harapan tim purchasing bisa mendapatkan harga terbaik.

Namun, dalam praktiknya, hal ini justru membuat vendor memberikan range harga yang terlalu luas dan purchasing kesulitan menyaring opsi. Akhirnya, proses jadi lebih lama karena harus bolak-balik revisi

Dengan adanya batas anggaran, proses seleksi bisa lebih efisien dan terarah.

5. Terlalu Banyak Revisi di Tengah Proses

Perubahan kebutuhan di tengah jalan memang kadang tidak bisa dihindari. Namun, jika terlalu sering terjadi, ini bisa mengganggu keseluruhan proses.

Dampaknya:

• timeline mundur
• biaya bisa bertambah
• vendor kehilangan arah produksi

Karena itu, penting untuk memastikan pembuatan procurement brief sudah cukup matang sebelum masuk ke tahap eksekusi.

Baca juga: 8 Pilihan Merchandise Promosi yang Aman Diproduksi Massal

Procurement Brief Jadi Pondasi Utama dalam Proses Pengadaan

Semakin jelas dan lengkap brief pengadaan merchandise yang dibuat, semakin besar kemungkinan hasil akhir sesuai dengan ekspektasi, baik dari sisi kualitas, waktu, maupun anggaran.

Sebaliknya, kesalahan kecil dalam brief bisa berdampak panjang dan memengaruhi banyak pihak.

Kalau kamu ingin proses pengadaan merchandise berjalan lebih lancar tanpa banyak revisi, bekerja sama dengan vendor yang komunikatif dan berpengalaman bisa jadi langkah yang tepat.

Di SUP Creative, tim kami siap membantu kamu mulai dari tahap konsultasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi, hingga produksi agar setiap detailnya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Yuk, mulai pengadaan merchandise dengan proses yang lebih rapi, jelas, dan minim miskomunikasi!